Chi pianifica interventi di servizio in un’azienda elettrica o di tecnica della costruzione lavora spesso con Outlook o con un altro calendario. È comprensibile: il calendario c’è comunque, lo conoscono tutti e un appuntamento si crea in dieci secondi.
Per qualche tecnico del servizio funziona bene. La domanda è che cosa succede quando diventano di più e quando ciascuno ha molti interventi brevi al giorno.
Dove i calendari condivisi arrivano al limite
Il problema non nasce dal singolo calendario, ma dalla loro somma. Non appena un responsabile del servizio tiene aperti dieci calendari condivisi contemporaneamente, la vista diventa illeggibile. Ogni calendario porta con sé un colore proprio, gli appuntamenti si sovrappongono e le voci private stanno accanto a quelle dei clienti.
In sostanza il responsabile del servizio non vuole sapere che cosa fa una singola persona giovedì, ma chi ha ancora margine giovedì pomeriggio. Ricavare questa informazione da un elenco di appuntamenti resta faticoso, e vale per i calendari quanto per gli strumenti di pianificazione.
La disposizione procede accanto a tutto il resto
Si aggiunge un aspetto che nel quotidiano costa più tempo della leggibilità. La disposizione nel calendario è di solito scollegata dagli altri sistemi. A volte esiste un’interfaccia, spesso no, e allora gli ordini di servizio vengono registrati una seconda volta: una dove nascono e una nel calendario.
Questo non costa solo tempo, separa anche informazioni che stanno insieme. I progetti vivono in un sistema, gli interventi di servizio nel calendario, e il carico di lavoro dell’intero organico risulta da entrambi. Da nessuna parte è visibile per intero.
Ha quindi senso tenere carico di lavoro, progetti e servizio nello stesso posto. È in questa direzione che lavoriamo.
Nemmeno la nostra vista precedente era pensata per questo
A essere onesti, il punto vale anche per noi. La nostra vista di servizio precedente non era davvero pensata per la pianificazione del servizio. Mostrava gli interventi su un asse temporale orizzontale, soluzione adatta al lavoro di progetto con pochi blocchi lunghi.
Con il lavoro di servizio la cosa si rovescia. Un intervento dalle 09:00 alle 09:20, il successivo alle 09:50, mezz’ora di viaggio nel mezzo: su un asse orizzontale diventano tre strisce strette difficili da distinguere. Orario di inizio, sequenza e soprattutto gli spazi liberi tra un intervento e l’altro spariscono visivamente.
Eppure è proprio in quegli spazi che si decide se un ordine a breve termine può ancora essere collocato nello stesso giorno.
Come stiamo ricostruendo la vista di servizio
Stiamo sostituendo la vista precedente con una vista settimanale dedicata al servizio. Mostra da lunedì a venerdì, i collaboratori uno sotto l’altro, e il tempo scorre in verticale anziché in orizzontale. L’altezza di un intervento corrisponde così alla sua durata e gli spazi liberi diventano visibili.
Il carico di lavoro scorre giorno per giorno e la pianificazione avviene direttamente in questa vista: spostare, adattare la durata, copiare. Ordini di servizio, progetti e assenze compaiono insieme, perché solo questa combinazione dà un quadro affidabile della disponibilità.
Disponibile dalla prossima release
La settimana di servizio arriva con la prossima release. L’immagine qui sopra mostra lo stato attuale dello sviluppo.
Con questo il lavoro sulla pianificazione del servizio non si conclude, comincia. Continueremo a svilupparla passo dopo passo, con l’obiettivo di rendere pianificazione e disposizione il più efficienti possibile nel quotidiano. Per farlo contiamo sui riscontri dalla pratica: se pianifica interventi di servizio e vuole dirci dove si inceppa, la ascoltiamo volentieri. Sono proprio conversazioni di questo tipo ad aver dato avvio a questa vista.