Wer in einem Elektro- oder Gebäudetechnikbetrieb Serviceeinsätze plant, arbeitet oft mit Outlook oder einem anderen Kalender. Das ist naheliegend: Der Kalender ist ohnehin da, jeder kennt ihn, und ein Termin ist in zehn Sekunden erfasst.
Für ein paar Servicetechniker funktioniert das gut. Die Frage ist, was passiert, wenn es mehr werden und wenn jeder davon viele kurze Einsätze am Tag hat.
Wo geteilte Kalender an ihre Grenzen kommen
Das Problem beginnt nicht beim einzelnen Kalender, sondern bei der Summe. Sobald ein Serviceleiter zehn geteilte Kalender gleichzeitig eingeblendet hat, wird die Ansicht unleserlich. Jeder Kalender bringt eine eigene Farbe mit, Termine überlagern sich, und private Einträge stehen neben Kundenterminen.
Im Kern will der Serviceleiter nicht wissen, was eine einzelne Person am Donnerstag vorhat, sondern wer am Donnerstagnachmittag noch Luft hat. Diese Frage aus einer Terminübersicht herauszulesen, bleibt mühsam, und das gilt für Kalender wie für Planungswerkzeuge.
Die Disposition läuft neben allem anderen her
Dazu kommt ein Punkt, der im Alltag mehr Zeit kostet als die Lesbarkeit. Die Disposition im Kalender ist meist von den übrigen Systemen abgekoppelt. Teilweise gibt es eine Schnittstelle, oft aber nicht, und dann werden Serviceaufträge ein zweites Mal erfasst: einmal dort, wo sie herkommen, und einmal im Kalender.
Das kostet nicht nur Zeit, es trennt auch zusammengehörende Informationen. Projekte laufen im einen System, Serviceeinsätze im Kalender, und die Auslastung der ganzen Belegschaft ergibt sich aus beidem. Vollständig sichtbar ist sie damit nirgends.
Sinnvoll ist deshalb, Auslastung, Projekte und Service an derselben Stelle zu führen. Genau darauf arbeiten wir hin.
Auch unsere bisherige Ansicht war dafür nicht gemacht
Ehrlich gesagt gilt dieser Punkt auch für uns. Unsere bisherige Serviceansicht war nicht wirklich auf die Serviceplanung ausgerichtet. Sie stellte Einsätze auf einer horizontalen Zeitachse dar, was für Projektarbeit mit wenigen langen Blöcken gut funktioniert.
Bei Servicearbeit kippt es. Ein Einsatz von 09:00 bis 09:20, der nächste um 09:50, dazwischen eine halbe Stunde Fahrzeit: Auf einer horizontalen Achse werden daraus drei schmale Striche, die kaum auseinanderzuhalten sind. Startzeit, Reihenfolge und vor allem die freien Lücken dazwischen verschwinden optisch.
Dabei entscheidet sich genau an diesen Lücken, ob ein kurzfristiger Auftrag am selben Tag noch untergebracht werden kann.
Wie wir die Serviceansicht neu bauen
Wir ersetzen die bisherige Ansicht derzeit durch eine Wochenansicht für den Service. Sie zeigt Montag bis Freitag, die Mitarbeitenden untereinander, und die Zeit läuft senkrecht statt waagrecht. Damit entspricht die Höhe eines Einsatzes seiner Dauer, und die freien Lücken dazwischen werden sichtbar.
Die Auslastung läuft pro Tag mit, und geplant wird direkt in dieser Ansicht: verschieben, Dauer anpassen, kopieren. Serviceaufträge, Projekte und Absenzen erscheinen gemeinsam, weil nur das zusammen ein verlässliches Bild der Verfügbarkeit ergibt.
Ab dem nächsten Release verfügbar
Die Servicewoche kommt mit dem nächsten Release. Das Bild oben zeigt den aktuellen Stand aus der Entwicklung.
Damit ist die Arbeit an der Serviceplanung nicht abgeschlossen, sondern fängt an. Wir entwickeln sie Schritt für Schritt weiter, mit dem Ziel, Planung und Disposition im Alltag so effizient wie möglich zu machen. Dafür sind wir auf Rückmeldungen aus der Praxis angewiesen: Wenn Sie Serviceeinsätze planen und uns sagen möchten, woran es bei Ihnen hakt, hören wir gerne zu. Genau solche Gespräche haben diese Ansicht ausgelöst.