Chiunque debba programmare un cantiere deve sapere tre cose. Dove andare la mattina, con chi lavoreranno e quali materiali portare. In molte aziende queste tre informazioni si trovano in tre posti diversi. L’indirizzo è nell’elenco settimanale. La composizione della squadra è stata discussa su WhatsApp la sera prima. Il materiale proviene da una breve nota del caposquadra, spesso verbalmente.
Non è male organizzato. È cresciuto in questo modo. E funziona finché nessuno si dà malato, nessuna squadra viene rimescolata con breve preavviso e tutti leggono le proprie e-mail. Nel momento in cui una di queste condizioni viene a mancare, il telefono inizia a squillare. Più volte.
In molte aziende il sistema di pianificazione è quello ufficiale. Accanto funziona un secondo sistema non ufficiale: email, chiamate, gruppi WhatsApp, lavagne. Entrambi corrono in parallelo. Quando il programma ufficiale cambia, il sistema non ufficiale deve essere aggiornato manualmente.
Perché questo crea attriti nascosti
Gli attriti si manifestano in ore, non in minuti. Un dispatcher in un’azienda di 30 persone trascorre facilmente dalle sette alle dieci ore a settimana passando le informazioni tra i sistemi. Il caposquadra chiede all’ufficio, l’ufficio risponde, l’impiegato chiama perché la mail non è mai arrivata. Ogni interazione è piccola. Insieme equivalgono a una mezza giornata part-time.
Poi arrivano i costi successivi. Le persone programmate in modo errato si recano una volta al sito sbagliato. Le persone che non sanno che la squadra è cambiata iniziano la giornata con un malinteso. Le persone che non sanno quali materiali sono necessari tornano al magazzino due ore dopo.
Questi problemi non possono essere risolti da un Excel migliore. Si tratta di problemi di comunicazione causati da un sistema di pianificazione che non copre la comunicazione.
Il caso di un’impresa elettrica nella regione di Basilea
L’ultimo numero della rivista eTrends (2/26) descrive il passaggio di un’azienda elettrica con circa 50 dipendenti a uno strumento di pianificazione digitale. La motivazione originale era pratica. Excel è diventato soggetto a errori non appena più persone lo hanno modificato.
La parte interessante è quello che in seguito è stato definito l’effetto più grande. Non era la visione settimanale più pulita. Non era nemmeno l’app mobile. È stato il fatto che lo strumento si è affermato come canale di comunicazione. Ciò che prima veniva stabilito tramite e-mail o telefono, chi è su quale sito, chi è associato a chi, ora si trova direttamente nel palinsesto.
Il direttore generale descrive il risultato in questo modo: “Ci abbiamo provato e tutti dicono: non possiamo tornare all’elenco Excel.” Il giovane responsabile di progetto aggiunge: “Il più grande vantaggio rispetto a Excel è che tutti possono accedervi in qualsiasi momento e le modifiche sono immediatamente visibili.”
Nessuna delle due affermazioni riguarda le funzionalità. Entrambi riguardano visibilità, valuta e informazioni condivise. Questi sono attributi di comunicazione, non di pianificazione.
Cosa cambia realmente
Trattare il programma come fonte centrale di informazioni elimina una serie di piccole domande quotidiane. Tre esempi di una giornata tipo.
La telefonata “oggi sono a Zurigo o è Winterthur?” scompare. Le informazioni si trovano nell’app del dipendente con indirizzo e punto di incontro. Chi controlla il programma la sera prima sa dove andare la mattina.
L’e-mail del caposquadra “La persona X è fuori oggi, Y sta compilando” scompare. La modifica viene apportata al programma e tutti la vedono immediatamente. Nessuno è tenuto a scrivere un avviso separato.
La domanda “con chi sono sul posto oggi?” scompare. Il team viene mostrato nella stessa visualizzazione dell’assegnazione. Chiunque voglia sapere con chi sta viaggiando controlla semplicemente l’app.
Nessuno di questi è drammatico. Insieme ammontano a diverse ore settimanali che non vanno più perse avanti e indietro.
Tre condizioni affinché funzioni
Affinché un programma possa assumere questo ruolo, deve soddisfare tre condizioni.
In primo luogo, deve essere accessibile a tutti, non solo all’ufficio. Se la persona sul sito non ha accesso, l’e-mail sopravvive. Una visualizzazione mobile non è quindi un piacere da avere, ma una precondizione.
In secondo luogo, deve essere attuale. Una pianificazione stampata una volta alla settimana non può ricoprire questo ruolo. I cambiamenti devono essere immediatamente visibili a tutti.
Terzo, deve mostrare un contesto sufficiente affinché le domande di follow-up diventino superflue. Soltanto “il dipendente X sul posto Y” non è sufficiente. Chi è abbinato a chi, quali materiali sono necessari, cosa rende speciale il lavoro, tutto ciò dovrebbe essere collegabile all’incarico stesso.
Chiunque soddisfi queste tre condizioni non sta semplicemente costruendo un sistema di pianificazione. Stanno costruendo un sistema di comunicazione che gestisca la pianificazione lungo il percorso. Il test più semplice dura una settimana. Per una settimana ogni informazione relativa ad un incarico viene comunicata solo nel palinsesto. Nessuna email, nessun messaggio WhatsApp, nessuna lista laterale. Chi in seguito sente ancora la mancanza del vecchio sistema, ha trovato una lacuna nel nuovo strumento. Chi non se lo perde ha la risposta.