Toute personne programmée pour un chantier doit savoir trois choses. Où aller le matin, avec qui ils travaillent et quel matériel apporter. Dans de nombreuses entreprises, ces trois informations se trouvent à trois endroits différents. L’adresse est dans la liste hebdomadaire. La composition de l’équipe a été discutée par WhatsApp la veille. Le matériel provient d’une courte note du contremaître, souvent verbalement.
Ceci n’est pas mal organisé. Il a grandi de cette façon. Et cela fonctionne tant que personne ne se déclare malade, qu’aucune équipe n’est remaniée au pied levé et que chacun lit ses emails. Dès que l’une de ces conditions se brise, le téléphone se met à sonner. Plusieurs fois.
Dans de nombreuses entreprises, le système de planification est le système officiel. A côté, il gère un deuxième système non officiel : emails, appels, groupes WhatsApp, tableaux blancs. Les deux fonctionnent en parallèle. Lorsque le calendrier officiel change, le système non officiel doit être mis à jour manuellement.
Pourquoi cela crée des frictions cachées
Les frictions apparaissent en heures, pas en minutes. Un répartiteur dans une entreprise de 30 personnes passe facilement sept à dix heures par semaine à transmettre des informations entre les systèmes. Le contremaître demande au bureau, le bureau répond, l’employé appelle car le mail n’est jamais arrivé. Chaque interaction est petite. Cumulés, ils équivalent à une demi-journée à temps partiel.
Vient ensuite les coûts en aval. Les personnes programmées à tort se rendent une fois sur le mauvais site. Les gens qui ne savent pas que l’équipe a changé commencent la journée avec un malentendu. Les personnes qui ne savent pas de quels matériaux sont nécessaires sont de retour à l’entrepôt deux heures plus tard.
Ces problèmes ne sont pas résolus par un meilleur Excel. Il s’agit de problèmes de communication causés par un système de planification qui ne couvre pas la communication.
Le cas d’un entrepreneur en électricité de la région de Bâle
Le numéro actuel du magazine eTrends (2/26) décrit le passage d’une entreprise d’électricité d’une cinquantaine de collaborateurs à un outil de planification numérique. La motivation initiale était pratique. Excel devenait sujet aux erreurs dès que plusieurs personnes le modifiaient.
La partie intéressante est ce qui a été nommé par la suite comme l’effet le plus important. Ce n’était pas la vue hebdomadaire la plus propre. Ce n’était pas non plus l’application mobile. C’est le fait que l’outil s’est imposé comme un canal de communication. Ce qui se réglait autrefois par email ou par téléphone, qui est sur quel site, qui est jumelé avec qui, se retrouve désormais directement dans le planning.
Le directeur général décrit ainsi le résultat : « On a essayé, et tout le monde dit : on ne peut pas revenir à la liste Excel. » Le chef de projet junior ajoute : « Le plus grand avantage par rapport à Excel est que tout le monde y a accès à tout moment et que les modifications sont visibles immédiatement. »
Aucune des deux déclarations ne concerne les fonctionnalités. Les deux concernent la visibilité, l’actualité et le partage d’informations. Ce sont des attributs de communication, pas des attributs de planification.
Ce qui change réellement
Traiter le planning comme source centrale d’information supprime une série de petites questions quotidiennes. Trois exemples d’une journée type.
L’appel téléphonique « Suis-je à Zurich aujourd’hui ou est-ce Winterthour ? » disparaît. Les informations se trouvent dans l’application de l’employé avec l’adresse et le point de rendez-vous. Quiconque vérifie l’horaire la veille sait où aller le matin.
Le mail du contremaître « La personne X est absente aujourd’hui, Y le remplace » disparaît. Le changement s’effectue dans le planning, et tout le monde le voit immédiatement. Personne n’est obligé de rédiger un avis séparé.
La question « avec qui suis-je sur place aujourd’hui ? » disparaît. L’équipe est affichée dans la même vue que l’affectation. Quiconque veut savoir avec qui il roule consulte simplement l’application.
Rien de tout cela n’est dramatique. Ensemble, ils totalisent plusieurs heures par semaine qui ne se perdent plus dans les allers-retours.
Trois conditions pour que cela fonctionne
Pour qu’un planning puisse assumer ce rôle, il doit remplir trois conditions.
Premièrement, il doit être accessible à tous, pas seulement au bureau. Si la personne sur place n’y a pas accès, l’e-mail survit. Une vue mobile n’est donc pas un avantage mais une condition préalable.
Deuxièmement, elle doit être actuelle. Un planning imprimé une fois par semaine ne peut pas remplir ce rôle. Les changements doivent être visibles immédiatement par tout le monde.
Troisièmement, ils doivent montrer suffisamment de contexte pour que les questions de suivi deviennent inutiles. Il ne suffit pas de simplement « employé X sur site Y ». Qui est associé à qui, quels matériaux sont nécessaires, quelles sont les particularités du travail, tout cela doit être rattachable à la mission elle-même.
Quiconque remplit ces trois conditions ne se contente pas de construire un système de planification. Ils construisent un système de communication qui gère la planification tout au long du processus. Le test le plus simple dure une semaine. Pendant une semaine, chaque information liée à une mission est communiquée uniquement dans le planning. Pas d’e-mails, pas de messages WhatsApp, pas de listes secondaires. Quiconque regrette encore l’ancien système par la suite a trouvé une lacune dans le nouvel outil. Quiconque ne le manque pas a la réponse.